DOCUMENTOS Y SOPORTES COMERCIALES: BOSQUEJOS

TEXTOS COMERCIALES: MEMORANDO, CIRCULAR, INFORME, CARTA, E-MAIL

EL MEMORANDO

Es un escrito en el cual se reseña los hechos, razones y circunstancias que han de tenerse en presente ante la consideración de un asunto importante. La característica particular del memo es que lleva las partículas DE y A.

Se utiliza cuando un jefe se tiene que dirigir a sus subalternos por los siguientes asuntos:

Dar nuevas instrucciones de trabajo;
Anunciar nombramientos;
Anunciar licencias;
Anunciar charlas, adiestramientos, reuniones;
Anunciar separación de personal;
Etc.

CIRCULAR

Llámase carta circular a la comunicación de un mismo tenor que se remite a distintas personas y entidades. Su misión es informar no sólo a nuestros clientes y proveedores sino también a todas aquellas personas reales y jurídicas con las que no nos liga ningún vínculo pero a quienes, deseamos tener al corriente de los cambios y modificaciones habidas en nuestro establecimiento.

Las circulares deben reunir en su redacción y presentación las mismas características de una carta personal. Muchas son las oportunidades apropiadas para la remisión de circulares; algunas son:
Fundación de un establecimiento;
Constitución de una sociedad comercial;
Retiro o defunción de uno de los componentes de la razón social;
Ingreso de un nuevo socio;
Cambio de domicilio;
Notificación de nuevos precios, etc.

Las cartas circulares deben redactarse con un estilo claro, sencillo, cortés y breve, para evitar toda confusión.

CARTA

La carta de presentación es la introducción al Currículum. De ella se desprenden las primeras impresiones que el selector tendrá de la persona – y resalta – es una oportunidad de venderse como el mejor candidato.

¿Cómo planificar una carta de presentación?

Una carta, para ser efectiva, tiene por objeto que quien la lea desee luego detenerse en tu Currículum Vitae. Para esto, es importante estudiar puntillosamente la búsqueda publicada por el empleador.

Tips para la redacción.

- Diferenciación: partirás de la premisa de que tu carta debe distinguirse de la de los demás postulantes.

- Adecuacoón: para llamar la atención del selector de personal a través de tu biografía laboral y personal, precisas adecuarte a las necesidades e intereses explicadas en el clasificado.

- Transparencia: tu mensaje debe ser claro y concreto, tanto en la redacción cómo en la jerarquía otorgada al contenido.

INFORME

En escritura, un informe es el documento caracterizado por contener información u otra materia reflejando el resultado de una investigación adaptado al contexto de una situación y de una audiencia dadas.
Generalmente, el propósito del informe, como su propio nombre indica, es informar. Sin embargo, los informes pueden incluir elementos persuasivos, tales como recomendaciones, sugerencias u otras conclusiones motivacionales que indican posibles acciones futuras que el lector del informe pudiera adoptar. Los informes pueden ser públicos o privados y tratan a menudo sobre preguntas planteadas por individuos del gobierno, los negocios, la educación o la ciencia.

Partes internas de un informe

a) Se recomienda una portada. Es lo que se denomina cubierta o carátula.

b) Índice o contenido.

c) El título del informe debe comprender una página relacionada con el trabajo de que se trata y el nombre del autor.

d) Introducción o Presentación del informe: explica el tema del informe, delimita las áreas estudiadas, señala el objetivo que se persigue y los aspectos más relevantes del mismo.

e) Cuerpo del informe: como su nombre lo indica es la parte en que s presenta el grueso de las informaciones obtenidas, se analizan las mismas y se abren posibles soluciones.

f) Conclusiones: en este apartado se han de presentar de manera inequívoca, clara y definida, los resultados de nuestro estudio y las recomendaciones concretas que se ofrecen. En algunos casos, bastará con se ofrezca el panorama de posibles soluciones recomendadas para que asesoren a un superior a tomar la decisión.

g) Apéndices: en ciertos casos es bueno reservar para esta parte la documentación (fotocopias, etc.) que puedan aclarar el contenido del informe. De esta manera, se alivia de piso el cuerpo central y se vuelve más fácil la lectura.