RECIBO DE CAJA

COMO LLENAR LOS DOCUMENTOS

RECIBO DE CAJA

1. se coloca el número del recibo de caja (si se lleva consecutivo)

2. ciudad en la que está ubicada la empresa que elabora el recibo (se coloca con mayúscula inicial)

3. la fecha se coloca día, mes y año, ej: D   04    M   10    A   2011

4. se coloca el número del recibo de caja (si se lleva consecutivo)

5. nombre de la persona o empresa que efectuó el pago

6. valor del pago recibido

7. dirección de la empresa o persona que efectúa el pago

8. se coloca el valor en letras

9. motivo por el cual se recibió el pago

10. número del cheque con el que se recibió el pago

11. si el pago se efectúa en cheque, se coloca el nombre del banco o el número de compensación (código asignado a cada banco, aparece en un recuadro pequeño y consta de dos dígitos)

12. nombre de la sucursal del banco que expide la chequera

13. si el pago se realiza en efectivo se marca una X (en este caso no hay necesidad de llenar el numeral 10, 11 y 12)

14. se coloca el código del PUC (Plan Único de Cuentas)

15. nombre de la cuenta

16. valor por el cual se recibe el pago

17. valor por el cual se vendió la mercancía

18. firma de la persona que recibe el cheque y se debe colocar el sello

19. se coloca el número de documento de identidad de la persona que recibe el cheque o el número del Nit. de la empresa beneficiaria

NOTA:

Es necesario hacer la partida doble para efectos contables, e indicar el valor de los impuestos pagados

COMPROBANTE DE EGRESO

1. en este espacio queda la copia del cheque cuando se diligencia (debe usarse papel carbón)

2. se coloca el número del comprobante (si se lleva consecutivo)

3. se coloca el código del PUC (Plan Único de Cuentas)

4. motivo por el cual se realizó el pago (también se puede indicar si se hizo retención en la fuente)

5. valor del cheque que se está pagando

6. si hay alguna aclaración que hacer

7. valor del cheque que se está pagando

8. se coloca el número del cheque que soporta la realización del comprobante

9. si el pago se realiza en efectivo se marca una X (en este caso no hay necesidad de llenar el numeral 1 y 8)

10. si el pago se efectúa en cheque, se coloca el nombre del banco o el número de compensación (código asignado a cada banco, aparece en un recuadro pequeño y consta de dos dígitos)

11. nombre de la sucursal del banco que expide la chequera

12. a quien se le debe pagar el cheque

13. nombre de la persona que elabora el cheque y el  comprobante

14. nombre de la persona que revisa el cheque y el  comprobante (dependiendo de la empresa puede ser el jefe inmediato, el auxiliar contable o el contador)

15. nombre de la persona que aprueba el pago del cheque (dependiendo de la empresa puede ser el jefe inmediato, el auxiliar contable o el contador)

16. nombre de la persona que lleva el registro del cheque a los libros (dependiendo de la empresa puede ser la secretaria, el auxiliar contable o el contador)

17. firma de la persona que recibe el cheque y se debe colocar el sello

18. se coloca el número de documento de identidad de la persona que recibe el cheque o el número del Nit. de la empresa beneficiaria

19. la fecha se coloca día, mes y año, ej: D   04    M   10    A   2011

LETRA DE CAMBIO

1. nombre y documento de identidad de la persona que acepta pagar la letra (puede ser una o varias)

2. nombre y documento de identidad de la persona que acepta pagar la letra

3. nombre y documento de identidad de la persona que acepta pagar la letra

4. fecha de elaboración del cheque (día, mes, año)

5. se coloca el número de la letra de cambio (si se lleva consecutivo)

6. colocar el valor que se va a pagar

7. se coloca el nombre de la persona o personas que asumen el pago de la letra

8. se coloca el día (de la fecha en que se realizará el pago)

9. se coloca el mes (de la fecha en que se realizará el pago)

10. se coloca el año (de la fecha en que se realizará el pago)

11. se coloca la ciudad en la que se realizará el pago

12. nombre de la persona a la que se efectuará el pago

13. colocar el valor en letras, que se va a pagar

14. colocar el valor en números, que se va a pagar

15. indicar el número de cuotas en las que se va a pagar la deuda

16. indicar el valor de las cuotas en las que se va a pagar la deuda

17. indicar el interés ordinario y mora el letras

18. indicar el interés ordinario y mora el números

19. dirección de la(s) persona(s) que acepta el pago de la letra

20. teléfono de la(s) persona(s) que acepta el pago de la letra

21. firma de la persona que debe recibir el pago de la letra

Recibo de caja menor

Como diligenciar el recibo de caja menor: 

1. Se diligencia la fecha y la ciudad donde se elabora el documento

2. Se coloca a quien es pagado el dinero

3. El concepto por el cual se paga el dinero

4. Se coloca la cantidad de dinero en letras

5. Se coloca la firma de la persona que lo recibe

Entrada de almacén

Como diligenciar la entrada de almacén:

1. Se coloca la fecha de entrada de la mercancía

2. De que persona o empresa se recibe la mercancía

3. El destino que lleva la mercancía, es decir a que empresa va la mercancía

4. Se coloca la descripción de la mercancía y su valor

5. Se coloca quien lo recibe, lo revisa y si existen observaciones

Salida de almacén

Como diligenciar la salida de almacén:

1. Se coloca la fecha de entrada de la mercancía

2. Se coloca la sección de donde sale la mercancías

3. El destino que lleva la mercancía, es decir a que empresa va la mercancía

4. Se coloca la descripción de la mercancía y su valor

5. Se coloca quien lo recibe, lo revisa y si existen observaciones

Nota débito

Como diligenciar la nota débito:

1. Como en todo documento contable se procede a coloca la fecha en el cual se elaboro el documento

2. Se coloca el nombre a quien va dirigido la nota débito

3. Luego se procede a colocar el concepto por el cual se envía la nota débito 

4. Se coloca quien lo elaboro, lo reviso, lo autorizo y lo contabilizo

Nota crédito

Como diligenciar la nota crédito:

1. Colocar como en todo documento contable la fecha de elaboración

2. Colocar al cliente a quien va dirigido la nota crédito

3. El concepto por el cual se le envía la nota crédito

4. Y por ultimo se coloca quien lo reviso, lo elaboro, lo autorizo y lo contabilizo

REMISIÓN

1. se coloca el número del pedido (si se lleva consecutivo)

2. nombre del cliente

3. la fecha se coloca día, mes y año, ej: D   04    M   10    A   2011

4. se coloca el número del pedido (si se tiene)

5. dirección del cliente que recibe la mercancía (recuerde las recomendaciones del pedido)

6. se coloca la ciudad a la que pertenece la dirección (con mayúscula inicial)

7. se coloca el nombre de la empresa  transportadora que entrega la mercancía

8. nombre del conductor del vehículo que entrega la mercancía

9. placa del vehículo que entrega la mercancía

10. se coloca la referencia que la empresa que vende tiene asignada a la mercancía que sale

11. cantidad de productos enviados

12. nombre del artículo despachado

13. se pueden colocar las características o cuidados de la mercancía a entregar, ej: refrigerar, mercancía delicada

14. nombre de la persona que hace el envío de la mercancía

15. nombre del conductor o transportador que entrega la mercancía

16. firma de la persona que recibe la mercancía

17. se indica la cantidad de cajas o paquetes enviados

18. se coloca cuando la mercancía vendida es por cantidad (libras, kilos, toneladas), o cuando se está pagando a una empresa transportadora para la entrega de la mercancía (porque es así como ellos hacen el cobro.

 

CHEQUE

1. fecha de elaboración del cheque (día, mes, año)

2. nombre de la persona o empresa a la que se le va a pagar el cheque

3. motivo por el cual se efectúa el pago

4. saldo anterior en bancos (si se lleva el registro)

5. colocar el valor de la consignación, si es que se está realizando una

6. colocar el valor del cheque que se va a pagar

7. sale de restar el valor del cheque con el saldo anterior

8. fecha de elaboración del cheque (día, mes)

9. año de elaboración del cheque

10. colocar el valor del cheque que se va a pagar

11. nombre de la persona o empresa a la que se le va a pagar el cheque

12. colocar el valor en letras del cheque

13. firma que autoriza el pago del cheque

NOTAS:

·         Recuerde que no debe tener tachones o enmendaduras

·         No dejar espacios en blanco al final del valor en números y letras o en el nombre del beneficiario (se puede anular al final con dos XX)

Si la firma está registrada con sello, debe colocársele

FORMAS DE SALVAR UN CHEQUE

Al reverso del cheque se debe colocar según el error

·         Si el error se cometió en el valor en números se coloca: PÁGUESE EN NÚMEROS (se escribe el valor correcto en números) y se firma nuevamente

·         Si el error se cometió en el valor en letras se coloca: PÁGUESE EN LETRAS (se escribe el valor correcto en letras – tener en cuenta la escritura de números) y se firma nuevamente

·         Si el error se cometió en el valor en números y letras se coloca: PÁGUESE EN NÚMEROS Y LETRAS (se escribe el valor correcto en números y letras) y se firma nuevamente

·         Si el error se cometió en el valor en números se coloca: PÁGUESE EN NÚMEROS (se escribe el valor correcto) y se firma nuevamente

FORMAS DE ANULAR UN CHEQUE

·         Colocar el sello de anulado

·         Recortar el número del cheque y pegarlo a la colilla

·         Hacer un agujero en medio del cheque

NOTA: todo cheque anulado se debe guardar.

 

 

CONSIGNACIÓN

1. la fecha se coloca día, mes y año, ej: D   04    M   10    A   2011

2. número de la cuenta en la que se va a consignar el cheque o efectivo (se coloca un número en cada casilla)

3. ciudad en la que se realiza la consignación

4. nombre de la persona o empresa a la que pertenece la cuenta

5. nombre de la persona que realiza la consignación

6. se coloca el código del banco o número de compensación (código asignado a cada banco, aparece en un recuadro pequeño dentro del cheque y consta de dos dígitos)

7. se coloca el número del cheque

8. se coloca el número del cheque

9. valor que suman los cheques que se están consignando

10. se coloca el valor de dinero en efectivo que se va a realizar (si la consignación es sólo en cheque no se coloca nada)

11. total dependiendo del tipo de consignación puede ser la suma de la casilla 9 y 10; o únicamente el valor de la casilla 9 ó 10.

12.

NOTA: si la consignación se realiza en efectivo, no es necesario diligenciar las casillas 6, 7, 8, 9 y 12.

 

 

FACTURA

1. se coloca el número de la factura (si se lleva consecutivo)

2. fecha en que se entrega la mercancía

3. forma de pago

4. número de pedido

5. condiciones de pago

6. nombre del cliente que hizo la compra

7. RFC: es el equivalente al NIT.

8. dirección

9. cantidad de la mercancía pedida

10. descripción de los artículos solicitados

11. precio de cada artículo

12. precio total: sale de multiplicar la cantidad por el precio unitario

13. valor total en letras

14. subtotal es lo que suman los totales de los artículos solicitados

15. indicar cuanto es el valor del IVA  a cobrar (sale de multiplicar el subtotal por el % de IVA a cobrar)

16. es la suma del subtotal más el IVA

17. firma del cliente que va a hacer el pago.

 

PEDIDO

1. se coloca el número del pedido (si se lleva consecutivo)

2. ciudad y fecha de elaboración, ej: Medellín, 4 de octubre de 2011 (se pueden omitir los de)

3. nombre del cliente

4. dirección del cliente, ej: Carrera 46 No. 47-66 Medellín (no se usa el signo #, si va una letra se coloca en mayúscula y se debe escribir completas las palabras Calle, Carrera, Avenida, Circular, Diagonal, Transversal –con mayúscula inicial-)

5. se coloca el número telefónico del cliente (no se recomienda usar guión), ej: 599 00 00

6. puede ser la misma dirección del punto 4, o si existen varias sucursales o locales indicar a donde debe llevar la mercancía o el servicio.

7. se hace la descripción de los artículos o servicios solicitados

8. se colocan las cantidades solicitadas de cada artículo

9. valor unitario de cada artículo

10. valor total (sale de multiplicar el valor unitario por la cantidad)

11. se coloca el valor total del pedido en letras, para evitara equivocaciones

12. se coloca el valor total del pedido en números (sale de sumar todos los totales de la columna valor)

13. indicar la fecha en que se enviará el pedido

14. nombre del vendedor que tomó el pedido (por si hay algún reclamo)

15. se marca una x, en la casilla contado o efectivo (o en ambas) dependiendo de como sea la forma de pago.

16. la persona que hace el pedido firma, puede ser acompañado por el número de documento de identidad o Nit de la empresa.

17. se pueden colocar las condiciones de entrega o las condiciones de pago